Politica privind supravegherea prin mijloace video

REFERINȚE NORMATIVE ȘI CONDIȚII DE LEGITIMITATE

1) Legea nr. 333 din 8 iulie 2003, privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, cu modificările și completările ulterioare;
2) Hotărârea nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor;
3) Legea nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare;
4) Ordinul nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerințelor minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal;
5) Decizia ANSPDCP nr 52 din 31 mai 2012 privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video;
6) Instrucțiunile Autorității Europene de Protecție a Datelor Personale privind supravegherea video, publicate la 17 martie 2010, în Bruxelles;
7) Regulamentul Intern;
8) Fișele posturilor.

DOMENIUL

• Politica descrisă în această pagină se aplică în cadrul activității de supraveghere prin mijloace video. Utilizarea sistemului video este necesară pentru buna administrare și funcționare a activității S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L., în special în vederea supravegherii jocului de escape room, dar și a controlului de securitate și pază.
• Politica privind supravegherea prin mijloace video descrie sistemul video al S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L. și măsurile de protecție luate pentru a proteja datele cu caracter personal, viața privată și alte drepturi fundamentale precum și interese legitime ale persoanelor filmate de camere.

CONȚINUTUL ȘI SCOPUL PROCEDURII

Această politică stabilește:
1) Un set unitar de reguli care reglementează implementarea și utilizarea sistemului de supraveghere video în scopul asigurării bunei desfășurări a jocului de escape room, în scopul asigurării securității persoanelor și bunurilor, pazei și protecției bunurilor, imobilului si a valorilor S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L., respectând în același timp obligațiile ce revin societății și măsurile de securitate adoptate pentru protecția datelor cu caracter personal, protejarea vieții private, a intereselor legitime și garantarea drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.
2) Responsabilitățile privind administrarea și exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video, precum și cele privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor aferente acestor activități.
• Politica privind utilizarea sistemelor video este disponibilă pe în această pagină, iar o revizuire periodică va fi întreprinsă de către structurile responsabile cu asigurarea securității și va reanaliza:
a) necesitatea menținerii în uz a sistemului;
b) îndeplinirea scopului declarant;
c) posibile alternative adecvate la sistem;
d) respectarea legii.

S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L. utilizează sistemul de supraveghere video în scopul bunei desfășurari a activității, dar și în scop de siguranță și securitate. Cu ajutorul acestui sistem se supraveghează jocul echipelor în camerele de escape room, se dau indicii, se intervine în cazuri speciale, se monitorizează accesul în incintă, se asigură securitatea bunurilor și siguranța persoanelor (angajați ai S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L. și vizitatori/clienti), precum și a proprietăților și informațiilor deținute.

Sistemul de supraveghere video completează celelalte măsuri fizice de securitate și ajută la prevenirea si combaterea accidentelor în timpul jocului, dar și la prevenirea și combaterea si, dacă e cazul, cercetarea accesului fizic neautorizat, inclusiv a accesului neautorizat la spațiile securizate. În plus, sistemul de supraveghere video ajută la prevenirea, detectarea și investigarea furturilor de bunuri deținute de S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L. sau la prevenirea, detectarea și investigarea riscurilor și amenințărilor la adresa clintilor si a personalului angajat care își desfășoară activitatea la locația supravegheată. Sistemul de supraveghere video nu este utilizat în alt scop decât cel notificat, nu folosește la monitorizarea activității angajaților sau la pontaj. Mai mult, sistemul poate constitui mijloc de investigare sau de obținere a unor informații pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, inclusiv in cazul situațiilor în care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracțional (în circumstanțe excepționale imaginile pot fi transferate organelor de cercetare în cadrul unei investigații disciplinare sau penale).

ZONELE SUPRAVEGHEATE

Sistemul de supraveghere prin mijloace video cuprinde anumite zone din spațiul destinat desfășurării activității.

Se supraveghează prin mijloace video:
• Camerele de joc cu tematică:
– Ghicitorile Sfinxului (Egipt)
– Templul sacrificiilor (Imperiul Aztec)
– Orașele gemene (Londra & Tokyo)
– Sfârșitul timpurilor (Cosmos)
• Recepția și zona de așteptare;

• Amplasarea camerelor a fost atent revizuită pentru a asigura limitarea pe cât posibil a monitorizării zonelor care nu prezintă interes pentru scopul urmărit.
• Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al așteptărilor privind viața privată, precum toaletele și alte locații similare.
• În mod excepțional, în cazul unor necesități în materie de securitate justificate în mod corespunzător, se pot instala camere și în alte locuri, însă numai după efectuarea unei evaluări de impact și după informarea responsabilului cu protecția datelor personale. În astfel de cazuri, se va amplasa un anunț specific și vizibil în locurile respective.
• Atât angajații, cât și clienții S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L. sunt înștiințați că sunt supravegheați prin mijloace video.

DATELE CU CARACTER PERSONAL COLECTATE PRIN INTERMEDIUL SUPRAVEGHERII VIDEO

Date Speciale

• Sistemul video al S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L. nu are ca scop captarea (de exemplu prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvăluie „categorii speciale de date”.
• S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L. nu intenționează să utilizeze sistemul de supraveghere pentru alte scopuri decât cele descrise.

Descrierea și specificațiile tehnice ale sistemului

• În mod convențional sistemul de supraveghere video este un sistem static. Are ca funcție înregistrarea imaginilor și este echipat cu senzori de mișcare. Sistemul poate înregistra orice mișcare detectată de camerele instalate în zona supravegheată, alături de dată, oră și locație. Toate camerele sunt funcționale fără oprire. Atunci când este necesar, calitatea imaginilor permite recunoașterea celor care trec prin zona de acțiune a camerelor. Pentru o mai mare siguranță a prelucrării datelor care pot fi obținute în urma supravegherii video, utilizatorul nu poate modifica perimetrul/scopul supravegherii. Operatorii special instruiți trebuie sa respecte setările de confidențialitate și drepturile de acces.
• Nu există interconexiune cu alte sisteme.

Beneficiile sistemului de supraveghere

• Creșterea controlului asupra desfășurării jocului în camerele de escape room și prevenirea eventualelor incidente;
• Restricționarea accesului persoanelor străine;
• Eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevăzute;
• Respectarea normativelor și legislației în vigoare pentru obiectivele cu risc.

PROTEJAREA VIEȚII PRIVATE șI SECURITATEA INFORMAȚIILOR

Pentru a proteja securitatea sistemului video și pentru a spori gradul de protecție a vieții, au fost introduse următoarele măsuri tehnice și organizatorice:
• limitarea timpului de stocare a materialului filmat, în conformitate cu cerințele de securitate;
• mediile de stocare (serverele pe care se stochează imaginile înregistrate) se află în spații securizate, protejate de măsuri de securitate fizică;
• toți utilizatorii cu drept de acces au semnat declarații de confidențialitate, prin care se obligă să respecte prevederile legale în domeniu;
• dreptul de acces se acordă utilizatorilor pe baza nevoii de a cunoaște, doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;
• toți membrii personalului (atât externi, cât și interni) semnează acorduri de confidențialitate;
• Doar administratorul societății are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii generale de acces la bazele de date. Acesta ține în permanent o listă actualizată a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces.

ACCESUL LA DATELE PERSONALE ȘI DEZVĂLUIREA ACESTORA

Drepturi de acces

Accesul la imaginile stocate și/ sau la arhitectura tehnică a sistemului de supraveghere video este limitat la un număr redus de persoane și este determinat prin atribuțiile specificate în deciziile interne ale S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L. (în ce scop și ce tip de acces). În special, S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L. impune limite în privința persoanelor care au dreptul:
• Să vizioneze materialul filmat în timp real: imaginile care se derulează în timp real sunt accesibile responsabililor desemnați să desfășoare activitatea de supraveghere;
• Să vizioneze înregistrarea materialului filmat: vizionarea imaginilor înregistrate se va face în cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege și incidentele de securitate, de către persoanele special desemnate;
• Să copieze, să descarce, să șteargă sau să modifice orice material filmat.

Instructaj

• Toți membrii personalului cu drepturi de acces beneficiază de o instruire inițială în domeniul protecției datelor. Această procedură va fi integrată în programul de instruire și îndrumare, pentru toți utilizatorii cu drept de acces și atribuții în operarea sistemului de supraveghere video.

Măsuri de păstrare a confidențialității

După instructaj, fiecare participant semnează o declarație de confidențialitate.

Dezvăluirea datelor cu caracter personal

• Orice activitate de dezvăluire a datelor personale către terți va fi documentată și supusă unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicării, și pe de altă parte compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea și scopul în care aceste date au fost colectate inițial pentru prelucrare (de securitate și control acces). Orice situație de dezvăluire va fi consemnată de administratorul sistemului într-un Registru de evidență a cazurilor de dezvăluire.
• S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L. are obligația punerii la dispoziția organelor judiciare, la solicitarea scrisă a acestora, înregistrările video în care este surprinsă săvârșirea unor fapte de natură penală.
• Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezenței la program sau evaluarea performanței la locul de muncă. În cazuri excepționale, dar cu respectarea garanțiilor descrise mai sus, se poate acorda acces Comisiei Disciplinare, în cadrul unei anchete disciplinare, cu condiția ca informațiile să ajute la investigarea unei infracțiuni sau a unei abateri disciplinare de natură să prejudicieze drepturile și libertățile unei persoane.
• Orice încălcare a securității în ceea ce privește camerele video este indicată în registrul de investigații, iar S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L. va fi informată în legătură cu acest lucru cât mai repede posibil.

DURATA DE STOCARE

• Durata de stocare a datelor obținute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proporțională cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că imaginile sunt stocate pentru o perioadă care nu depășește 30 de zile, după care se șterg prin procedură automată, în ordinea în care au fost înregistrate. În cazul producerii unui incident de securitate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depăși limitele normale în funcție de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate. Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic.
• Dacă durata de stocare depășește termenul prevăzut prin prezenta politică, aceasta se va consemna în Registrul înregistrărilor care depășesc durata de stocare, gestionat de administratorul sistemului.

DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L. garantează că asigură respectarea drepturilor ce revin personelor vizate, conform legii. Toate persoanele implicate în activitatea de supraveghere video și cele responsabile de administrarea imaginilor filmate, vor respecta Procedura de acces la date cu caracter personal.

Informarea persoanelor vizate

• Informarea primară a persoanelor vizate se realizează în mod clar și permanent, prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficientă și localizat în zona supravegheată, astfel incat să semnaleze existența camerelor de supraveghere, dar și pentru a comunica informațiile esențiale privind prelucrarea datelor personale.
• Persoanele vizate sunt atenționate asupra existenței sistemului de supraveghere video prin Regulamentul Intern al Companiei care cuprinde si scopul prelucrării

Exercitarea drepturilor de acces, intervenție și opoziție

• Pe întreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc, deținute de S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L., de a solicita intervenția (ștergere/actualizare/rectificare/anonimizare) sau de a se opune prelucărilor, conform legii.
• Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca și/sau șterge date cu caracter personal ca urmare a utilizării camerelor video ar trebui să fie adresată S.C. EXTENDED REALITY ESCAPE ROOMS S.R.L.
• Răspunsul la solicitarea de acces, intervenție sau opoziție se dă în termen de 30 zile calendaristice. Dacă nu se poate respecta acest termen, persoana vizată va fi informată asupra motivului de amânare a răspunsului, de asemenea i se va comunica și procedura care va urma pentru soluționarea cererii.
• Dacă există solicitarea expresă a persoanei vizate, se poate acorda dreptul de a vizualiza imaginile înregistrate care o privesc sau i se poate trimite o copie a acestora. Imaginile furnizate vor fi clare, în măsura posibilității, cu condiția de a nu prejudicia drepturile terților (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, fără imagini ale altor persoane care pot apărea în înregistrare, astfel încât să nu fie posibilă recunoașterea/identificarea lor). În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate când participă la vizionare), să menționeze data, ora, locația și împrejurările în care a fost înregistrată de camerele de supraveghere. De asemenea, persoana vizată va prezenta și o fotografie recentă astfel încât utilizatorii desemnați să o poată identifica mai ușor în imaginile filmate.
• Există posibilitatea refuzării dreptului de acces în situația în care se aplică excepțiile prevăzute de lege. Necesitatea de a restricționa accesul se poate impune și în cazul în care există obligația de a proteja drepturile și libertățile unor terțe persoane, de exemplu dacă în imagini apar și alte persoane și nu există posibilitatea de a obține consimțământul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale irelevante.